IDP by Workato
Intelligent Document Processing（IDP）by Workatoは、画像やPDFからデータを抽出し、非構造化コンテンツを構造化された出力に変換して、ビジネスシステムに統合します。 IDPは手動データ入力を削減し、請求書照合、請求管理、本人確認、ドキュメント処理などのワークフローを高速化します。
機能の提供状況
IDP by Workatoは、特定の料金プランをご利用のお客様が使用できます。 IDP by Workatoは、US、EU、AU、JP、およびSGデータセンターで使用できます。 IDP by Workatoモデルは、US、EU、およびAPACデータセンターでホストされ、可能な場合はデータレジデンシー要件に準拠します。 IDP by Workatoは、CNデータセンター内のワークスペースでは使用できません。 これは現地の規制要件と、データ主権に対するWorkatoの取り組みを反映したものであり、当社のマルチテナントおよびVirtual Private Workato（VPW）オファリングに適用されます。
IDP by Workatoを使用するには、当社のAI機能に関する追加条項に同意する必要があります。 詳細については、カスタマーサクセス担当者にお問い合わせください。
IDPを使用すると、請求書の処理、財務レコードの照合、請求詳細の抽出、本人確認、および履歴書や領収書などの構造化または半構造化ドキュメントの解析が可能になります。
ワークスペースでIDP by Workatoを有効化
ワークスペースでIDP by Workatoを有効化する前に、次のことを確認する必要があります:
- 会社がDocuSignを通じてWorkato AI機能の補遺に同意していること。
- Environment adminロールまたはレガシーAdminシステムロールがあること。
権限
IDP by Workatoには詳細な権限設定はありません。 有効化すると、ワークスペース内のすべてのコラボレーターがIDP by Workatoにアクセスできます。
標準ワークスペースでIDP by Workatoを有効化
Workatoアカウントにサインインします。
ワークスペース管理者＞設定＞ベータに移動します。
サービス利用規約が会社のポリシーに合致していることを確認します。
Enable IDP by Workatoをクリックします。
IDP by Workatoを有効化
ワークスペースEnvironmentへの影響
IDP by Workatoを有効化すると、ワークスペース内のすべてのEnvironmentに影響します。 IDP by Workatoを有効化する前に、この影響を評価してください。
AHQワークスペースでIDP by Workatoを有効化
Workatoアカウントにサインインします。
ワークスペース管理者＞設定＞ベータに移動します。
サービス利用規約が会社のポリシーに合致していることを確認します。
Enable IDP by Workatoをクリックします。
IDP by Workatoを有効化
AHQワークスペースへの影響
親AHQワークスペースでIDP by Workatoを有効化すると、デフォルトで関連付けられているすべての子ワークスペースでも自動的に有効化されます。 IDP by Workatoは各ワークスペースで個別に無効化できます。 アプリアクセス設定でアクセスを調整できます。
親ワークスペースで有効化すると、IDP by Workatoを有効化することで、ワークスペースおよび関連付けられているワークスペース内のすべてのEnvironmentに影響します。 これには、Development、テスト、およびプロダクションのEnvironmentが含まれます。 IDP by Workatoを有効化する前に、この影響を評価してください。
自動ドキュメント処理
手動によるドキュメント処理は、業務の遅延、不正確さ、コスト増加の原因となる可能性があります。 たとえば、Accounts Payable（AP）チームが請求書の詳細を手動で抽出および検証すると、エラーや承認の遅延につながる可能性があります。
IDP by Workatoはデータ抽出を自動化し、処理時間をドキュメント1件あたり8～10分から20～30秒に短縮します。 抽出されたデータはERP、CRM、および財務システムに直接マッピングされ、手動入力を排除し、高い精度を確保します。 信頼度スコアと自動検証は、必要に応じて人によるレビューをトリガーし、エラーを防ぎ、コンプライアンスを確保します。
サポートされる入力形式
IDP by Workatoは、要件をサポートするために複数のドキュメント形式と言語に対応しています:
- ファイルタイプ: IDPは
PDF、PNG、JPG、WebP、およびGIF形式のファイルを受け付けます。 ドキュメントは明瞭で読みやすく、15ページ未満である必要があります。 - 言語: 内部評価に基づき、IDPは英語、中国語、日本語、韓国語の請求書および領収書を処理する際に高い抽出精度を実現します。
IDP by Workatoの使用タイミング
IDPを使用すると、最大15個の明細項目を含む請求書、領収書、発注書などの構造化ドキュメントを処理できます。
非構造化ドキュメントでは、自由形式のスキーマを使用して、ERP、CRM、および財務システムにデータを抽出およびマッピングできます。
IDPは、大量のドキュメントを処理する企業、構造化データ抽出を必要とする企業、または手動データ入力エラーの削減が必要な企業に最適です。
一般的なユースケース
IDP by Workatoを使用して、複数のビジネス機能にわたるドキュメントプロセスを自動化できます:
Order to cash
営業チームは、発注書を手動で処理し、詳細を抽出し、データをNetSuiteに入力する前に情報を検証できます。 IDPは発注書データを自動的に抽出およびマッピングし、処理時間を短縮します。
買掛金管理
買掛金管理チームは、請求書の詳細を手動で抽出し、その情報をCoupaに入力できます。 IDPは請求書データ抽出を自動化し、精度を確保し、手動入力を排除します。
Procure to pay
調達チームは、請求書と納品書をシステムレコードと照合できます。 IDPはデータを抽出し、レビュー対象の不一致を特定します。
経費管理
従業員が経費を手動で入力します。 IDPは領収書と請求書のデータを抽出し、経費レポートと払い戻しを簡素化します。
コネクション設定
このコネクターにはコネクションの設定は必要ありません。
信頼度スコアと検証
IDP by Workatoは、ワークフローの有効性を測定し、レビューが必要なタイミングを特定するために、抽出された値に信頼度スコアを割り当てます。
信頼度スコアは0から1までの数値で、抽出された出力が期待されるデータと一致する可能性を表します。 スコアが高いほど、精度が高いことを示します。
信頼度のしきい値はユースケースによって異なります。 ユースケース、ドキュメントタイプ、および言語をテストして、信頼できるしきい値を設定し、抽出パフォーマンスを検証します。 信頼度スコアが0.95以下（≤）の抽出値をチームメンバーにレビューさせることで、精度を向上できます。
制限事項
ユースケースに対してIDPを評価する際は、以下の制限事項を考慮してください。
ドキュメントサイズの制限: IDPは最大15ページのドキュメントを処理します。 それより大きいドキュメントは、Pythonコネクターでpypdfライブラリを使用して分割し、その後手動で照合する必要があります。
JSONスキーマの制約: IDPは最大100フィールド、最大5階層のネストをサポートします。 スキーマ全体の長さは15,000文字を超えてはなりません。
さらに、IDP by Workatoには次のレート制限があります:
| 説明 | 制限 |
|---|---|
| 直接顧客ワークスペースにおけるIDP by Workatoコネクターアクションのレート制限 | 1分あたり60リクエスト |
| Embeddedパートナーおよび顧客ワークスペースにおけるIDP by Workatoコネクターアクションのレート制限 | 1分あたり10リクエスト |
| 開発者サンドボックスワークスペースにおけるIDP by Workatoコネクターアクションのレート制限 | 1分あたり5リクエスト |
考慮事項
IDPは小さなテキストや非ラテン文字を正確に抽出できない場合があり、抽出の不一致が発生する可能性があります。 以下の問題が発生する可能性があります。
- 不正確な値
- 誤った値に対する高い信頼度スコア
- 正確な値に対する低い信頼度スコア
ワークフローに検証およびバリデーションチェックを設定して精度を向上させることで、これらの問題を防止できます。 信頼度スコアが≤ 0.95の場合、または抽出されたフィールドが期待値と一致しない場合は、手動レビューの対象として値にフラグを付けることもできます。
明瞭で読みやすいドキュメントと適切に構造化されたJSONスキーマは、多くの場合、より正確な結果につながります。 複雑なテーブルや長い明細項目を含むドキュメントでは、特にフィールドが複数の行または列にまたがる場合、抽出精度が低下する可能性があります。
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