ビジネス承認 ​

Agent Studioのビジネス承認では、承認ワークフローを備えたスキルを構築できます。 スキルは、アクションを実行してエンドユーザーに応答するための包括的なツールセットをGenieに提供します。 ビジネス承認を備えたスキルにより、アプリケーションへのアクセスのプロビジョニングなどの操作が、実行前に指定された承認者によってレビューされます。 承認者として割り当てたユーザーは、リクエストをレビューするための通知を受信します。

ビジネス承認は、次のアクションに依存します:

• Create approval request
• Assign task to user

Create approval requestアクションとAssign task to userアクションは、Data tablesを使用してデータを保存し、ビジネス承認スキルでこのデータを効率的に参照します。 ビジネス承認スキルを作成すると、ビジネス承認は指定したデータテーブルに追加されます。

レビュー担当者がリクエストを受信するには、スキルに設定したチャットインターフェースにサインインしている必要があります。 レビュー担当者は、チャットインターフェース内でリクエストを承認または拒否するよう求められます。

チャットインターフェースのビジネス承認プロンプト

データテーブルを作成する ​

承認データテーブルは、スキルで処理されるすべての承認リクエストのレコードシステムです。 スキルを作成する前に、データテーブルを作成する必要があります。

データテーブルには、少なくとも次の情報を含める必要があります:

• 一意のレコード識別子
• Create Approval Requestアクションによって生成されたリクエストID
• Start workflowトリガーからの会話ID
  • データテーブルに保存された会話IDにより、レシピは承認者の決定をGenie経由でユーザーに返送できます。
• 認証済みスキルコンテキストのメールアドレスやユーザーIDなど、リクエスト実行者のID
• 主要パラメータなどのリクエスト詳細
• 保留中、承認済み、拒否済み、期限切れなどの現在のステータス
• 承認者のID
• 決定タイムスタンプ
• 作成タイムスタンプ

データテーブルには次の機能があります:

• 永続性: これにより、承認リクエストの重複を防ぎます。 スキルは、通知が送信される前に承認が記録されるよう、Create approval request時に保留中の行をデータテーブルに書き込みます。 これにより、承認者がすでにリクエストを承認した後で、一時的なJira APIエラーなどのエラーによりスキル呼び出しが失敗した場合、レシピは再試行時にデータテーブルを確認できます。 レシピはデータテーブル内の承認済みレコードを特定し、マネージャーに承認を再リクエストすることなく、システム書き込みアクションに進みます。

• 監査証跡: データテーブルは、スキルを通じて行われたすべての承認リクエストを記録します。 この監査証跡は、コンプライアンスレビュー、予期しない動作のデバッグ、および経時的な承認パターンのレポートに利用できます。

Create approval requestアクション ​

このアクションを使用して、指定したデータテーブルに新しい承認リクエストを作成します。 このリクエストの情報は、承認タスクに割り当てられたユーザーと共有されます。 入力と出力のフィールドレベルの説明については、Create approval requestアクションリファレンスを参照してください。

Create approval requestアクションを設定するには、次の手順を実行します:

Assign task to userアクション ​

このアクションを使用して、ユーザーにタスクを割り当てます。 担当者は、設定したチャットインターフェース内で、リクエストを承認または拒否するためのプロンプトを受信します。 スキルは、タスクが完了するか期限切れになるまで待機します。 入力と出力のフィールドレベルの説明については、Assign task to userアクションリファレンスを参照してください。

Assign task to userアクションを設定するには、次の手順を実行します:

条件ロジックを使用する ​

Business approvalには、条件付きの結果ロジックを含める必要があります。 Assign task to userアクションの後に、3つの分岐を持つ条件ブロックを追加します:

• 承認済み分岐: Jiraの更新、Salesforceの変更、HR申請など、システム書き込み操作を実行します。 アクションが完了したことを確認する成功レスポンスをGenieに返します。
• 拒否済み分岐: システム書き込み操作を実行しません。 拒否レスポンスをGenieに返します。
• 期限切れ分岐: システム書き込み操作を実行しません。 タイムアウト期間内に決定が行われなかったことをユーザーに知らせるため、期限切れレスポンスをGenieに返します。 必要に応じて、監査のために期限切れをデータテーブルにログ記録します。

ビジネス承認のユースケース例 ​

従業員がGenieにアプリへのアクセスを依頼します。例: I need access to Salesforce。 このリクエストはGive access to applicationスキルをトリガーします。このスキルには、変更を行う前にリクエストがレビューされるようにするビジネス承認ワークフローがあります。

スキルは承認リクエストを作成し、リクエスト実行者の名前、アプリケーション、理由などの詳細を、レシピで指定されたデータテーブル内に記録します。 Genieは、指定された承認者にリクエストをタスクとして割り当てます。 承認者にはチャットインターフェース内で直接通知され、会話から離れることなくリクエストの詳細をレビューできます。

ワークフローの概要

• データテーブル: データテーブルは、承認ステータス、タイムスタンプ、承認者のID、および結果のレコードシステムとして機能します。 スキルの前にデータテーブルを作成します。

• トリガー: ユーザーがチャットでGive access to applicationスキルを開始します。

• Create approval request: レシピが新しい承認レコードをデータテーブルに書き込みます。

• Assign task to user: 承認者にタスクが割り当てられ、リクエストをレビューするようチャットインターフェース内で通知されます。

• 判断（レシピでモデル化）

  • 承認された場合: レシピがアクセスをプロビジョニングします。 たとえば、Add user to Salesforceはアプリロールを付与し、Genieに確認を返します。
  • 拒否された場合: レシピは承認者のメモを含む拒否メッセージを返します。
  • 期限切れの場合: レシピは期限切れメッセージを返し、結果をログに記録します。

• 決定メッセージ: Genieがユーザーに決定を返します。

複数レベルの承認チェーンのユースケース ​

マネージャー承認と財務承認の両方が必要な割引など、複数の関係者からの承認を必要とするユースケースは、各先行ステップの承認済み分岐内に複数のAssign task to userアクションステップを順番に設定することで処理できます。 各Assign task to userアクションは、元のCreate approval requestと同じリクエストIDを使用します。

ワークフローの概要

• Create Approval Request
• Assign task to user: マネージャー
  • 承認済み: Assign task to user: 財務 > 承認済み/拒否済み/期限切れ > アクションを実行 または結果を返す
  • 拒否済みまたは期限切れ: 拒否または結果をGenieに返す

Data tablesを使用した承認ルーティングのユースケース ​

リクエストタイプ、値、またはリクエスト実行者のチームに基づいて異なる承認者を必要とする定義済みの承認ルーティングルールを持つ組織では、ルーティング設定をデータテーブルに保存する必要がある場合があります。 これにより、スキルはAssign task to userアクションを呼び出す前に、リクエストパラメータに基づいて適切な承認者を動的に検索できます。

例:

制限事項 ​

• Business ApprovalsはWorkato GOと互換性がありません: Business ApprovalsはSlackおよびMicrosoft Teamsで使用できます。

• Business ApprovalsはAssign task to genieと互換性がありません: 承認通知には人間の操作が必要ですが、Assign task to genieアクションは人間の操作なしで実行されます。