データリテンションポリシー
Workatoは、ダッシュボードの提供、カスタムレポートの表示、ジョブの繰り返し、およびエラーのトラブルシューティングのために、特定のレシピおよび利用状況データを保持します。 データリテンション期間が経過すると、このデータはWorkatoプラットフォームから自動的かつ完全に削除されます。
概要
- Workatoのデータリテンションポリシーは、ジョブ履歴、トリガーイベント、カスタムレポートなどのデータの保存期間を決定します。 Workatoは、指定された時間の経過後にこれらのデータタイプを削除します。
- デフォルトのリテンションは、ワークスペースタイプとプラットフォームプランに応じて、ジョブの完了日から30日～90日まで異なります。 特定の場合には、リテンション時間をカスタマイズできます。
- ワークスペースレベルでデータリテンションを設定するか、特定のレシピのデータを保存しないように選択できます。
- 監査ログストリーミングを使用してサポート対象アプリケーションにデータを送信することで、デフォルト期間を超えてデータを保存します。
データが保持される時間は、データリテンションポリシーによって決定されます。 このガイドでは、以下について説明します。
- Workatoのデータリテンションポリシーの基本
- Workatoのデフォルトのリテンション期間
- リテンションポリシーの対象となるデータタイプ
- ワークスペースのリテンション期間をカスタマイズする方法
- レシピレベルでデータを選択的に保持する方法
基本
- データリテンションポリシーとは
- Workatoのデータリテンションポリシーとは
- ワークスペースのリテンション期間をカスタマイズできますか
- レシピレベルでリテンションをカスタマイズできますか
- リテンション期間より長くデータを保存できますか
- データリテンションポリシーの対象となるデータタイプ
- データリテンションポリシーを変更するとどうなりますか
- ジョブデータリテンションは遡及的ですか
データリテンションポリシーとは
Workatoのデータリテンションポリシーは、アカウントに対して特定のタイプのデータが保存される期間を指定します。 データリテンション期間は、ワークスペースタイプとプラットフォームプランに応じて、ジョブの完了日から30日または90日です。 Workatoは、エラーリカバリ、重複検出、カスタムレポート、およびジョブの再実行をサポートするために、このデータを保持します。
リテンションポリシーの対象となるデータは、リテンション期間が経過すると自動的かつ完全に削除されます。 たとえば、リテンション期間が90日の場合、90日を超過した該当データは削除されます。
リテンションポリシーの期間
レシピジョブのリテンション期間は、ジョブが終了したときに開始されます。
たとえば、ワークスペースのデータリテンションポリシーが30日に設定されている場合、レシピジョブのデータはジョブの完了日から30日間保持されます。 つまり、ジョブが10月31日に開始され、11月1日に完了した場合、そのジョブに関連付けられたデータは12月1日まで保持されます。
最大リテンションとカスタマイズオプション
最大リテンション期間とそれをカスタマイズできるかどうかは、プラットフォームプランによって異なります。 詳細については、ご利用の料金プランおよび契約を参照してください。
ワークスペースのリテンション期間をカスタマイズできますか
はい、Enterpriseワークスペースをお持ちの場合、またはData Monitoring/Advanced Security & Compliance機能をお持ちの場合です。
詳細については、ワークスペースレベルでのカスタマイズセクションを参照してください。
レシピレベルでリテンションをカスタマイズできますか
はい。 ジョブデータリテンションレシピ設定では、Workatoがレシピのジョブデータを保存するかどうかを定義できます。
レシピレベルのデータリテンションポリシー
詳細については、レシピのデータリテンションの定義ガイドを参照してください。
リテンション期間より長くデータを保存できますか
リテンション期間より長くデータを保存するには、監査ログストリーミングを使用します。 この機能を使用すると、Workatoから選択したイベント管理アプリケーションにジョブおよびアクティビティログデータを送信できます。
Workatoは以下のアプリケーションをサポートしています。
- Amazon S3
- Data Dog
- Splunk
- Sumo Logic
- HTTPエンドポイント経由でアクセス可能なその他のアプリケーションまたはサービス
注: 監査ログストリーミングには、ストリーミングを設定した後に作成されたデータのみが含まれます。 設定前に作成されたデータには適用されません。
データリテンションポリシーの対象となるデータタイプ
以下のタイプのデータは、アカウントのデータリテンションポリシーの対象です。
リテンションポリシーの対象外となるデータタイプ
以下のタイプのデータは、アカウントのデータリテンションポリシーの対象ではありません。
- Data tablesのデータ（Workflow appsで入力されたデータを含む）：Workatoはこのデータを自動的に削除しません。 このデータを削除するには、Data tablesインターフェースまたはプログラムで削除する必要があります。
- FileStorageデータ: WorkatoはFileStorageデータを自動的に削除しません。 このデータを削除するには、FileStorage削除アクションを使用する必要があります。 手動で削除されたデータは、4日以内にすべてのバックアップドライブからパージされます。
- SQL Transformationsデータ: FileStorage以外のさまざまなソースから受信した一時コンテンツと変換済み出力データはすべて、4日以内にプライマリドライブおよびバックアップドライブから自動的にパージされます。
データリテンションポリシーを変更するとどうなりますか
これは、データリテンションポリシーを短縮するか延長するかによって異なります。
- データリテンションポリシーの短縮: リテンションポリシーを90日から60日に短縮した場合、短縮された期間（30日）のデータには遡及的に適用されません。 たとえば、保持ポリシーが2024年12月1日に変更された場合、2024年10月2日より前のデータはWorkatoで保持されなくなります。
- データリテンションポリシーの延長: リテンションポリシーを30日から90日に延長した場合、追加データ（30日）は遡及的に適用されます。 たとえば、2024年12月1日にリテンションポリシーが変更された場合、2024年9月2日まで遡ったデータが保持されます。
ジョブデータリテンションは遡及的ですか
遡及的なジョブデータリテンションは、ジョブデータタイプによって異なります。
- ジョブライン: いいえ、ジョブラインには遡及的に適用されません。
- ジョブ履歴タイトル、エラー、カスタム列: はい、これらは遡及的に適用され、現在のデータリテンション設定に従って期限切れになります。
ジョブ履歴サマリー
ジョブ履歴サマリーデータは、ジョブ詳細ページにジョブメタデータを提供します。 これには、ジョブに関する次のような情報が含まれます。
- ジョブID
- Status
- 説明
- 開始時刻
- 期間
ジョブが正常に完了したジョブ履歴サマリー
ジョブがエラーになった場合、サマリーにはエラーの詳細も含まれます。
エラー詳細を含むジョブ履歴サマリー
ジョブ履歴詳細
ジョブ履歴詳細データは、レシピ内の各アクションの入力と出力に関する情報を提供します。
ジョブ履歴詳細ページのアクションの入力と出力
データリテンション期間が経過すると、ジョブ履歴サマリーデータのみが保持されます。 アクションの入力データと出力データは削除されます。
トリガーイベント
トリガーイベントデータは、ジョブ詳細ページのトリガーステップの出力タブにあります。
GitHubの新しいイシューのトリガーイベントデータ
トリガーイベントデータを使用すると、新しいトリガーイベントを作成せずにジョブを繰り返すことができます。 リテンション期間が経過し、トリガーイベントデータが削除されると、このページのこのジョブを再実行オプションは無効になります。
カスタマイズされたジョブレポート
カスタマイズされたジョブレポートは、レシピのジョブタブにあります。 ジョブレポートがカスタマイズされていない場合、ジョブのID、ステータス、タイムスタンプのみがテーブルに表示されます。
カスタマイズされたレポートは、ジョブ詳細ページを開かずにジョブのデータを確認できる簡単で手軽な方法です。 たとえば、以下の画像では、ジョブレポートがカスタマイズされ、GH issue、Team、Status、Priority、およびIssue Type列が含まれています。
ジョブ実行のデータを表示するカスタムジョブレポート
リテンション期間の経過後は、ジョブのID、ステータス、タイムスタンプのみがジョブレポートに表示されます。 カスタマイズされた列のデータは削除されます。
リテンション期間経過後のカスタムジョブレポート
データリテンションのカスタマイズ
リテンション期間は、次の方法で設定できます。
機能の提供状況
特定の料金プランをご利用のお客様は、設定可能なデータリテンションを利用できます。 詳細については、ご利用の料金プランおよび契約を参照してください。
さらに、ワークスペースのデータリテンションポリシーを変更するには、Environment管理者ロール、従来のAdminシステムロール、またはワークスペースオーナー/root loginでログインしている必要があります。
データリテンションポリシーの変更
ワークスペースのデータリテンションポリシーを変更すると、Workatoは次のロジックに従います。
ワークスペースのデータリテンションポリシーを短縮した場合、変更は遡及的に適用されません。 たとえば、2024年12月1日に保持ポリシーを90日から60日に変更した場合、2024年10月2日より前のデータはWorkatoで保持されなくなります。 逆に、リテンションポリシーを延長した場合、変更は遡及的に適用されます。 たとえば、2024年12月1日にリテンションポリシーを30日から90日に延長した場合、2024年9月2日まで遡ったデータが保持されます。
ジョブデータリテンションでは、ジョブラインには遡及的に適用されません。 ただし、ジョブ履歴タイトル、エラー、カスタム列は遡及的に適用され、現在のリテンション設定に従って期限切れになります。
ワークスペースレベルでのカスタマイズ
Workatoアカウントにサインインし、ワークスペース管理者 > 設定 > データリテンションに移動します。
データリテンション期間単位フィールドに移動し、HoursまたはDaysを選択します。
データリテンション期間フィールドに移動し、整数を入力して、選択した期間単位に基づくリテンション期間の長さを指定します。
たとえば、期間単位がDaysで45を入力した場合、リテンション期間はジョブの完了日から45 daysになります。
ジョブの完了日から45日のカスタマイズされたデータリテンションポリシー
リテンション期間
リテンション期間は1時間から90日の間である必要があります。 この範囲外の値に設定した場合、Workatoはワークスペースのプランタイプの最大値にリセットします。
保存をクリックします。
レシピレベルでのカスタマイズ
データリテンションは、レシピごとに、ワークスペースリテンションポリシーを使用するか、データをまったく保存しないように設定できます。
詳細については、レシピのデータリテンションの定義ガイドを参照してください。
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