PlanGrid安全レポートをMicrosoft SharePointに同期するレシピ

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このユースケースでは、PlanGridMicrosoft SharePointを接続して、強力な自動化を作成する手順を説明します。

このレシピの機能

このレシピは、PlanGridの新規および更新された安全点検フィールドレポートをMicrosoft SharePointに同期します。

レシピの作成

PlanGridの新規および更新された安全点検フィールドレポートをMicrosoft SharePointに同期するレシピを作成するには、次の手順を実行します:

ユースケースは例示のみを目的としています

このユースケースは一例です。 このレシピをワークフローに合わせて適応させるには、トリガー、アクション、または条件ロジックの変更が必要になる場合があります。

1

Workatoにサインインします。

2

レシピを作成する予定のプロジェクトを選択します。

3

PlanGridおよびMicrosoft SharePointのコネクションを作成します:

PlanGridコネクションを作成します。

PlanGridコネクションの作成

このステップでは、WorkatoとPlanGridアカウント間のコネクションを作成します。

1

作成 > コネクションをクリックするか、Cを2回押します。

2

New connectionページでPlanGridを検索して選択します。

3

コネクション名フィールドにコネクションの名前を入力します。

PlanGridコネクションのセットアップPlanGridコネクションのセットアップ

4

ロケーションドロップダウンメニューを使用して、コネクションを保存するプロジェクトを選択します。

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接続をクリックします。 PlanGrid OAuthダイアログが表示されます。

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Workatoによるコネクションの確立を承認するには、Give Permissionをクリックします。

Microsoft SharePointコネクションを作成します。

Microsoft SharePointコネクションの作成

このステップでは、WorkatoとMicrosoft SharePointアカウント間のコネクションを作成します。

Microsoft SharePointをWorkatoに接続するには、Azureアカウントが必要です。 Workatoは次の認証方法をサポートしています。

Authorization code grantコネクション

この方法には、次のフィールドが必要です:

  • Subdomain
  • Client ID(任意)
  • Client Secret(任意)
ステップ1: Microsoft SharePointでWorkatoアプリを登録し、クライアントIDとシークレットを生成する

認可コード付与コネクション用にWorkatoアプリを登録し、クライアントIDとシークレットを生成するには、次の手順を実行します:

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Azure Portalにサインインします。

2

Microsoft Entra ID>管理>アプリの登録に移動し、新規登録をクリックします。

3

名前フィールドにアプリケーションの名前を入力します。

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サポートされているアカウントの種類フィールドで、このアプリケーションを使用できるユーザーを指定します。

5

プラットフォームを選択ドロップダウンメニューを使用して、Webを選択します。

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Redirect URIフィールドにhttps://www.workato.com/oauth/callbackを入力します。

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登録をクリックします。

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管理>APIのアクセス許可に移動し、アクセス許可の追加をクリックします。

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APIとしてSharePointを選択します。

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委任されたアクセス許可オプションを選択します。

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アクセス許可の選択フィールドでAllSitesを展開し、チェックボックス AllSites.Read(委任) を選択します。

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管理>証明書とシークレットに移動し、新しいクライアントシークレットをクリックします。

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Descriptionフィールドにクライアントシークレットの説明を入力します。

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有効期限ドロップダウンメニューを使用して、クライアントシークレットの有効期限を設定します。

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追加をクリックして、クライアントシークレットを作成します。

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シークレットを作成したら、の横にあるクリップボードにコピーをクリックします。 これがクライアントシークレットです。 この値をシークレットボールトに保存します。

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概要に移動し、アプリケーション(クライアント)IDの値をコピーします。 これがクライアントIDです。

Azure Portalで設定したAPIアクセス許可を使用して、WorkatoでMicrosoft SharePointコネクションを設定できるようになりました。

ステップ2: Workatoで設定を完了する

1

作成 > コネクションをクリックするか、Cを2回押します。

2

新規コネクションページでMicrosoft Sharepointを検索して選択します。

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コネクション名フィールドにコネクションの名前を入力します。

Microsoft SharePointコネクションの設定Microsoft SharePointコネクションの設定

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Authentication typeドロップダウンメニューを使用して、Authorization code grantを選択します。

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サブドメインフィールドに、SharePoint URLにあるSharePointサブドメインを入力します。 たとえば、SharePoint URLがhttps://abc.sharepoint.comの場合、サブドメインはabcです。

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クライアントIDフィールドに、SharePointで生成されたクライアントIDを入力します。

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クライアントシークレットフィールドに、SharePointで生成されたクライアントシークレットを入力します。

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サイト名フィールドに、接続するSharePointサイトの名前を入力します。 空白のままにすると、Workatoはデフォルトのホームサイトに接続します。 サイトページのURLに記載されているサイト名を使用します。 たとえば、URLがhttps://company-name.sharepoint.com/sites/productの場合、サイト名はproductです。

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Sign in with Microsoftをクリックします。

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認証情報を入力してサインインします。

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承諾をクリックして、Azure Portalで作成したアプリを認可します。

Client credentials grantコネクション

この方式には、次の値が必要です:

  • Subdomain
  • Tenant ID
  • Client ID
  • 証明書
  • Private Key

ステップ1: Microsoft SharePointでWorkatoアプリケーションを登録する

クライアント資格情報付与コネクション用にWorkatoアプリを登録し、クライアントID、シークレット、秘密キーを取得するには、次の手順を実行します。

1

Azure Portalにサインインします。

2

Microsoft Entra ID>管理>アプリの登録に移動し、新規登録をクリックします。

3

名前フィールドにアプリケーションの名前を入力します。

4

サポートされているアカウントの種類フィールドで、このアプリケーションを使用できるユーザーを指定します。

5

プラットフォームを選択ドロップダウンメニューを使用して、Webを選択します。

6

Redirect URIフィールドにhttps://www.workato.com/oauth/callbackを入力します。

7

登録をクリックします。

8

管理>APIのアクセス許可に移動し、アクセス許可の追加をクリックします。

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APIとしてSharePointを選択します。

10

アプリケーションのアクセス許可オプションを選択します。

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アクセス許可の選択セクションでSitesを展開し、チェックボックス Sites.Read.All(アプリケーション) を選択します。 状態列で管理者の同意が付与されていることを確認します。

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管理>証明書とシークレット>証明書に移動し、証明書のアップロードをクリックします。

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証明書をすでに持っている場合は、アップロードします。 ない場合は、OpenSSLやPowerShellなどのツールを使用して、証明書をローカルで生成できます。

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概要に移動し、アプリケーション(クライアント)IDの値をコピーします。 これがクライアントIDです。

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ディレクトリ(テナント)IDの値をコピーします。 これがテナントIDです。

これらの必須値を使用して、WorkatoでMicrosoft SharePointコネクションを設定できるようになりました。

ステップ2: WorkatoでMicrosoft SharePointコネクションを設定する

1

作成 > コネクションをクリックするか、Cを2回押します。

2

新規コネクションページでMicrosoft Sharepointを検索して選択します。

3

コネクション名フィールドにコネクションの名前を入力します。

Microsoft SharePointコネクションの設定Microsoft SharePointコネクションの設定

4

認証タイプドロップダウンメニューで、クライアント認証情報を選択します。

5

サブドメインフィールドに、SharePoint URLにあるSharePointサブドメインを入力します。 たとえば、SharePoint URLがhttps://abc.sharepoint.comの場合、サブドメインはabcです。

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テナントIDフィールドに、SharePointで生成されたテナントIDを入力します。

7

クライアントIDフィールドに、SharePointで生成されたクライアントIDを入力します。

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証明書フィールドに、SharePointで生成された証明書を入力します。

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秘密キーフィールドに、SharePointで生成された秘密キー文字列を入力します。

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サイト名フィールドに、接続するSharePointサイトの名前を入力します。 空白のままにすると、Workatoはデフォルトのホームサイトに接続します。 サイトページのURLに記載されているサイト名を使用します。 たとえば、URLがhttps://company-name.sharepoint.com/sites/productの場合、サイト名はproductです。

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Sign in with Microsoftをクリックします。

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プロジェクトに戻り、Create > Recipeをクリックするか、C+Rを押します。

新しいレシピを作成新しいレシピを作成

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Nameフィールドにレシピの名前を入力します。

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Locationドロップダウンメニューから、レシピを保存する予定のプロジェクトを選択します。

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ビルドを開始をクリックします。

レシピの構築を開始レシピの構築を開始

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Pick a starting pointをクリックし、Trigger from an appを選択します。

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Select an app and trigger eventをクリックします。

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PlanGridの新規または更新されたオブジェクトトリガーを設定する。

PlanGridの新規または更新されたオブジェクトトリガーを設定する

このトリガーは、ファイル名にSafetyという単語を含む新規または更新されたフィールドレポートについてPlanGridプロジェクトを監視します。

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PlanGridを検索し、アプリとして選択します。

PlanGridを選択PlanGridを選択

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PlanGridの新規または更新されたオブジェクトトリガーを選択します。

PlanGridの新規または更新されたオブジェクトトリガーを選択PlanGridの新規または更新されたオブジェクトトリガーを選択

3

オブジェクトドロップダウンメニューを使用してフィールドレポートを選択します。

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プロジェクトドロップダウンメニューを使用してプロジェクトを選択します。

トリガーを設定トリガーを設定

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トリガー条件を設定トグルをクリックします。

トリガー条件を設定トリガー条件を設定

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PlanGridのステータスStep 1データピルをトリガーデータフィールドにマッピングします。

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条件ドロップダウンメニューを使用して、次の値と等しいを選択します。

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フィールドにsubmittedと入力します。

トリガー条件を設定トリガー条件を設定

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+(プラス)をクリックし、ANDを選択して2番目の条件を追加します。

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PlanGridの名前Step 1データピルをトリガーデータフィールドにマッピングします。

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条件ドロップダウンメニューを使用して次を含むを選択します。

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フィールドにSafetyと入力します。

トリガー条件を設定トリガー条件を設定

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保存をクリックします。

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+ Add stepをクリックし、IF conditionを選択します。

IF条件を追加Add step > IF conditionをクリック

IF条件の仕組み

PlanGridとMicrosoft SharePointのIF条件の例

IF条件を使用すると、特定の条件に基づいて判断できます。 指定した条件がtrueかfalseかに応じて異なるアクションを実行することで、レシピのワークフローを制御できます。

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PlanGridのIF条件を設定する。

PlanGridのIF条件を設定する

このステップでは、PDF URLがトリガー出力に存在するかどうかを確認します。

1

PlanGridのPDF URLStep 1データピルをデータフィールドにマッピングします。

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条件ドロップダウンメニューを使用して、存在するを選択します。

IF条件を設定IF条件を設定

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保存をクリックします。

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+ Add stepをクリックし、Action in appを選択します。

アクションを追加Add step > Add action in appをクリック

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ファイルツール by WorkatoのURLからファイルを取得アクションを設定します。

ファイルツール by WorkatoのURLからファイルを取得アクションの設定

このステップでは、PDF URLからファイルコンテンツを取得します。

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File tools by Workatoを検索し、アプリとして選択します。

ファイルツール by Workatoを選択ファイルツール by Workatoを選択

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URLからファイルを取得アクションを選択します。

URLからファイルを取得アクションを選択URLからファイルを取得アクションを選択

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PlanGridのPDF URLStep 1データピルをURLフィールドにマッピングします。

PDF URLデータピルをマッピングPDF URLStep 1データピルをマッピング

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保存をクリックします。

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+ Add stepをクリックし、Action in appを選択します。

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Microsoft SharePointのライブラリにファイルをアップロードアクションを設定する。

Microsoft SharePointのライブラリにファイルをアップロードアクションを設定する

このステップでは、PlanGridフィールドレポートのPDFファイルをMicrosoft SharePointで指定したフォルダにアップロードします。

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Microsoft SharePointを検索し、アプリとして選択します。

Microsoft SharePointを選択Microsoft SharePointを選択

2

ライブラリにファイルをアップロードアクションを選択します。

ライブラリにファイルをアップロードアクションを選択ライブラリにファイルをアップロードアクションを選択

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接続する予定のMicrosoft SharePointサイトの名前をサイト名フィールドに入力します。 空白のままにすると、Workatoはコネクションの設定時に指定したサイト名に接続します。

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フォルダフィールドで、フィールドレポートをアップロードするフォルダを選択します。

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ファイル名フィールドに名前を入力します。

このフィールドを動的に設定するには、次の手順を実行します:

ファイル名を設定ファイル名を設定

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ファイル名フィールドをFormulaモードに切り替えます。

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PlanGridのレポート日Step 1データピルをマッピングします。

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レポート日Step 1データピルを書式設定するには、.strftime Formulaを追加します。 .strftime Formulaの値として"%Y-%m-%d"を入力します。
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レポート日Step 1データピルを文字列に変換するには、.to_s Formulaを追加します。
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日付とドキュメントタイトルの間にハイフンを挿入するには、+ "-" +と入力します。

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PlanGridの名前Step 1データピルをマッピングします。

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ドキュメント名のスペースをハイフンに置換するには、.gsub Formulaを追加します。 .gsub Formulaの値として" ", "-"を入力します。

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.pdf拡張子でファイル名を完成させるには、+ ".pdf"と入力します。

ファイル名の設定ファイル名の設定

この設定では、次の命名規則が適用されます:

YYYY-MM-DD-YOUR-SAFETY-FIELD-REPORT-TITLE.pdf

例:

2024-10-09-Daily-Safety-Inspection.pdf

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ファイルツール by WorkatoのファイルコンテンツStep 3データピルをファイルコンテンツフィールドにマッピングします。

ファイルコンテンツデータピルをマッピングファイルコンテンツStep 3データピルをマッピング

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保存をクリックします。

これで、PlanGrid安全レポートをMicrosoft SharePointに同期するレシピをテストおよび実装する準備が整いました。

レシピ設定の例。

PlanGridとMicrosoft SharePointのレシピPlanGrid安全レポートをMicrosoft SharePointに同期するレシピ

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