People Task（ワークフロー） ​

People Task機能により、レシピ内に人による承認ステップを追加できます。 人による判断を必要とする複雑なタスクを承認者に送信し、その後、タスクが承認されたか却下されたかに基づいてリダイレクトできます。

管理者としてPeople Taskを使用する ​

People Task設定 ​

People Task機能は特定のユーザーに対してのみ有効です。 詳細については、Customer Success Managerにお問い合わせください。

People Task機能が有効になっているWorkatoアカウントでは、管理者がツールページでPeople Taskオプションを表示できます。 すべてのツールを選択し、People Taskをクリックします。

People Taskツール

People Taskサブドメインをカスタマイズする ​

People Taskに初めてアクセスする場合は、People Taskアカウントを設定する必要があります。 一意のサブドメインを指定し、People Task承認者向けにサイトをカスタマイズします。

以下は、People Task設定画面でのWorkato Demo Inc.の設定を示しています。 この設定は初期設定後に変更できます。

People Taskサイトの設定とカスタマイズ

People Task参加者の追加 ​

タスク依頼者と承認者は、People Task参加者として追加する必要があります。 名前とメールアドレスを指定し、必要に応じてアバターを指定します。

新しいPeople Task参加者の追加

People Taskのシナリオ例 ​

レシピ ​

次のレシピはBambooHRの新入社員をトリガーとし、HRのJohnから給与計算マネージャーのJillにPeople Task承認タスクを送信します。 Jillには、承認待ちの新しいタスクについて知らせるメール通知が送信されます。

People Taskを使用して新入社員に関する機密データを承認および追加するレシピ

タスクが承認された場合、レシピは新入社員の詳細をADPにアップロードするためのステージングに進みます。 ただし、タスクが承認されない場合、すべての新入社員をADPに記録する必要があるため、レシピはエラーで停止し、この特定のジョブをトラブルシューティング対象として示します。

People Taskステップの設定 ​

People Taskステップには、注意すべきフィールドがいくつかあります。

People Taskアクションフィールドの設定

フィールド:

• タスクタイトル

タスクのサマリーリストに表示されるタスクのタイトル。

• タスクドキュメント

承認者がタスクを承認または却下するかを判断する際に参照する関連データのテーブルとして表示されます。

• 依頼者

ユーザーのリストからタスクを送信するユーザーを選択します。

• 承認者

ユーザーのリストからタスクを承認するユーザーを選択します。

• 期限

承認者が決定を行うまでの日数を選択します。

• 依頼者コメント

依頼者から承認者への任意のメモ。

• ユーザーデータフィールド

依頼者が承認者に追加データの提供を求める場合に、任意で使用します。 収集するフィールドは、次の形式で定義する必要があります。

[
  {"control_type": "ssn","label": "SSN","name": "SSN","type": "string","hint": "nnn-nn-nnn"},
  {"control_type": "text","label": "Birth date","name": "birth_date","type": "date_time","format": "MM-DD-YYYY","hint": "MM-DD-YYYY"},
  {"control_type": "select","label": "Gender","name": "gender","type": "string","pick_list": [["Male","M"],["Female","F"]]}
]

People Taskステップのプレビュー ​

承認者のビューでは、これらのフィールドは次のようにタスクに表示されます。

People Taskリクエストが承認者に表示される方法のプレビュー

承認者としてPeople Taskを使用する ​

承認者ビュー ​

承認者は、承認待ちのタスクを表示するためにPeople Taskポータルにログインする必要があります。

People Task依頼者および承認者向けにカスタマイズされたPeople Taskログインページ

ログインすると、承認者は保留中および完了済みのタスクのリストにアクセスできます。

承認者が確認して承認/非承認にする必要があるリクエストのリスト

タスクの承認 ​

承認者として、送信されたドキュメントを確認し、フィールドに入力して要求されたデータを提供します。 必須フィールドにはその旨が示されます。 すべてのタスクで、承認者は承認者メモを追加するオプションを利用できます。

その後、タスクを承認または却下します。 レシピはジョブを再開し、以降のレシピステップを実行します。 タスクが承認または却下されると、Completedタブ内で確認できます。

承認済み/却下済みのリクエストがCompletedタブに移動